Valmistuin 2006 Jyväskylän yliopistosta filosofian maisteriksi pääaineenani Suomen historia. Uraohjaus oli tuolloin olematonta, mutta itselleni onneksi muodostui jo kesken opintojen selkeä näkemys mihin halusin urallani suuntautua: arkistot, tiedonhallinta ja järjestelmät. Täydensin alan kesäharjoittelujen ohessa viimeiset vuodet humanistista tutkintoani täysin yhtään mihinkään liittymättömällä Ranskan kielen ja kulttuurin kokonaisuudella ja vaihtolukukaudella, mutta myös juuri perustetuilla digitaalisen kulttuurin opinnoilla, ja Kesäyliopiston kautta informaatiotutkimuksen aineopintokokonaisuudella, jotka tein poikkeuksellisesti arkistonäkökulmasta.
Sain tällä yhdistelmällä jo opiskeluaikana töitä Mikkelin ammattikorkeakoulusta ElkaD-projektissa, jossa toteutettiin Elinkeinoelämän keskusarkiston av-aineiston digitointi, niille sopiva järjestelmä ja kehitettiin muutoinkin aineistojen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja. Kesätöiden ja ranskan opintojeni kautta taas pääsin myös jo opiskeluaikana Ulkoasiainministeriöön ensin kesätöihin ja lopulta määräaikaiseksi. Valmistuttuani muutin suoraan Mikkelin töistä Helsinkiin ja sille tielle jäin.
Pisimmän osan työuraani olen tehnyt Aalto-yliopistossa, jossa vastaan asiakirjahallinnan päällikkönä kymmenen hengen tiimistä ja yliopiston elinkaariprosessien ohjaamisesta.
Yliopistona meiltä löytyy sekä omat arkistot että paljon yksityisarkistokokonaisuuksia. Aineisto on monipuolista – asiakirjoja, piirustuksia, keramiikkaa, tekstiilejä ja muotia, av-aineistoja, museoesineitä, valtavasti erimuotoista digitaalista sisältöä. Toteutimme 2017-2019 ensimmäisenä Suomessa laajan massadigitointihankkeen, jossa opinnäytekokoelmia digitoitiin 1960-luvulta nykypäivään yli 77 000 työtä/8 miljoonaa sivua ja joilla vapautettiin arkistosta lähes 1100 hyllymetriä tilaa. Kehitystyötä on analogisten aineistojen parissa tehty paljon ja työtä riittää edelleen vastapainona digitaalisten aineistojen parissa toimimiselle.
Pääosa omasta ja tiimin työajasta menee kuitenkin tiedonhallinnan, elinkaarisuunnittelun, tietojärjestelmä- ja rajapintakehityksen ja näihin liittyvien tehtävien parissa. Toimimme itse omien järjestelmiemme pääkäyttäjinä (mm. asianhallintajärjestelmä, sähköinen allekirjoitusjärjestelmä, pitkäaikaissäilytysjärjestelmä ja siihen liittyvät julkaisurajapinnat) ja suunnittelemme tiiviissä yhteistyössä yliopiston eri palvelujen ja IT:n kanssa yliopiston tietojen säilytystä ja arkistointia.
Uusien työtä vähentävien ja tiedon sujuvaa arkistointia lisäävien työnkulkujen suunnittelu on erityisen palkitsevaa, sillä uran alkuvaiheessa meni esihenkilönä vuosia erilaisten manuaaliseen tupla- ja triplatallentamiseen liittyvien ongelmien kanssa painimiseen ja turhauttavalta tuntuneisiin tallennuskoulutuksiin.
Ensimmäinen sähköisillä allekirjoituksilla automatisoitu työnkulku toteutettiin 2017. Tämän jälkeen vauhti on vain kiihtynyt ja nykyisin ollaan tilanteessa, jossa aika ei tahdo riittää kaikkeen mahdolliseen suunnitteluun järjestelmäinfrastruktuurin päivittymisen, ja uusien, sekä edelleen päivittyvien digitaalisten työnkulkujen tulvassa.
Kaiken kiireen keskellä olemme edelleen tutkijoita vastaanottava arkisto. Myös yliopiston opiskelijat ovat meille tärkeä kohderyhmä. Järjestämme avoimien ovien päiviä, teemme yhteistyötä koulutusohjelmien kanssa, kehitämme aineistojen saavutettavuutta ja nostamme esiin ”kielitaitovapaita” aineistoja, sillä opiskelijoista ja henkilöstöstä on paikoin jo yli puolet ei-suomenkielisiä. Myös analogisten aineistojen tarjoaminen on yhä tärkeää, sillä digitaalinen kappale ei korvaa kaikkien vanhojen aineistojen osalta alkuperäisiä.
Samalla olemme kehittäneet paljon digitaalisen aineiston vastaanottoa, ja juuri nyt lokakuussa 2026 julkaisemme arkistointityökalun, jonka avulla kuka tahansa aaltolainen voi tehdä arkistointiehdotuksen yliopiston arkistoon. Tällä pyrimme arkistoimaan erityisesti opetukseen liittyvää aineistoa. Hallinnon aineistojen lisäksi laajan ja moninaisen Aalto-yhteisön ja etenkin opiskelijoiden työtä on saatava näkyväksi yliopiston pysyvissä kokoelmissa. Tärkeä osa tätä prosessia on automatisoitu käyttöoikeuksista sopiminen, jotta tekijänoikeuksia sisältävien aineistojen julkaisu ja jatkokäyttö on mahdollista nyt ja tulevaisuudessa.
Parasta työssäni on, ettei yksikään vuosi ole koskaan ollut toisensa kaltainen ja asiat kehittyvät vauhdilla. Tämä edellyttää myös itseltä jatkuvaa osaamisen haastamista, ja toistaiseksi on vielä riittänyt virtaa tarttua myös itselle vieraisiin haasteisiin, kuten viimeisimpänä yliopiston tiedonluokitusprojektin vetämiseen. Samoin alan kotimaisen ja kansainvälisen kehityksen seuraaminen on tärkeää ja lisää oman organisaation toiminnan kehittämisen mielekkyyttä. Toiminkin aktiivisesti alan yhdistyksissä niin Suomessa kuin muuallakin ja peilaan omaa tekemistämme jatkuvasti muualla tapahtuvaan kehitykseen.
Susanna Kokkinen
Asiakirjahallinnan päällikkö
Aalto-yliopisto